Qué preparar antes de encargar una página web: guía paso a paso
Si estás pensando en contratar una página web, no necesitas llegar con todas las decisiones técnicas tomadas. Pero sí conviene tener claros algunos objetivos, información del negocio y materiales básicos para que el proyecto empiece con una dirección definida y avance sin retrasos.
Una de las dudas más habituales antes de encargar una página web es saber qué debemos entregar al diseñador y qué decisiones deberíamos tener tomadas antes de comenzar.
La respuesta es más sencilla de lo que parece. No necesitas conocer WordPress, elegir plugins, definir la arquitectura técnica ni saber cómo hacer SEO.
Lo importante es que el profesional pueda entender qué hace tu negocio, a quién quieres llegar, qué quieres conseguir con la web y qué información ya tienes disponible.
Define qué quieres conseguir con la página web
Antes de hablar de diseño, colores o tecnología, hay una pregunta mucho más importante: ¿para qué necesitas la web?
El objetivo condicionará prácticamente todas las decisiones posteriores.
Solicitudes de presupuesto, llamadas o formularios.
Productos, reservas o servicios.
Servicios, experiencia y proyectos.
Construir una base preparada para trabajar el SEO.
Una web puede cumplir varios objetivos, pero conviene establecer cuál es el principal.
Ten claro a quién quieres dirigirte
El diseñador necesita entender quién debería sentirse identificado cuando llegue a la web.
No hace falta crear un documento complejo de buyer personas. En muchos casos basta con poder responder:
- qué tipo de cliente quieres conseguir;
- si trabajas con particulares, empresas o ambos;
- en qué zona geográfica prestas servicio;
- qué problema suele tener ese cliente;
- y qué suele valorar antes de contratar.
Esta información ayudará a decidir qué mensajes deben aparecer primero y qué argumentos necesitan más protagonismo.
Define qué servicios o productos deben aparecer
Antes de empezar el diseño conviene disponer de una lista clara de los servicios, productos o áreas principales del negocio.
No es necesario escribir todavía el contenido definitivo. Lo importante es conocer la oferta.
El que genera mayor interés o negocio.
Soluciones relacionadas o complementarias.
Servicios que necesitan explicación propia.
Esto también permite detectar desde el principio si será suficiente una página de servicios o si algunos necesitan páginas independientes.
Decide qué quieres que haga el usuario cuando visite la web
Una web profesional debería orientar al usuario hacia una acción.
No significa que solo pueda existir una llamada a la acción, pero sí conviene identificar qué conversión tiene más valor.
Aclara qué tipo de página web necesitas
No todos los proyectos requieren la misma estructura.
Presentar empresa, servicios y propuesta de valor.
Captar oportunidades y solicitudes de presupuesto.
Vender productos y gestionar pedidos.
Funcionalidades o procesos más específicos.
Si todavía no sabes exactamente qué modalidad necesitas, no pasa nada. Explicar el objetivo suele ser suficiente para que el profesional pueda orientarte.
Haz una lista de funcionalidades necesarias
Las funcionalidades pueden cambiar mucho el alcance, el tiempo y el presupuesto de un proyecto.
Conviene avisar desde el principio si necesitas:
- formularios avanzados;
- reservas o citas;
- venta online;
- áreas privadas;
- varios idiomas;
- integraciones con aplicaciones externas;
- catálogo de productos;
- buscadores o filtros;
- descarga de documentación;
- o cualquier proceso específico del negocio.
Reúne la información básica del negocio
El diseñador necesitará comprender la empresa para transformar esa información en una web.
Quién eres, experiencia y forma de trabajar.
Qué haces y qué problema resuelve cada servicio.
Por qué debería elegirte un cliente.
Teléfono, email, horarios y ubicación.
No tiene que estar redactado como contenido web. Una información clara y ordenada ya es un buen punto de partida.
¿Qué ocurre si todavía no tienes los textos?
No necesitas entregar textos perfectamente redactados para poder pedir presupuesto o iniciar la planificación.
Sí conviene proporcionar información suficiente sobre la empresa, los servicios y el cliente.
Servicios, experiencia, diferencias y datos reales.
Estructura el mensaje para que funcione dentro de la web.
Si la redacción profesional forma parte del proyecto, esto debería quedar definido en el presupuesto.
Prepara fotografías y recursos visuales
Las imágenes influyen mucho en la percepción profesional de una página web.
Si dispones de material propio, reúne:
- fotografías del negocio;
- equipo;
- instalaciones;
- productos;
- trabajos realizados;
- proyectos;
- y cualquier material que ayude a demostrar cómo trabajas.
Siempre que sea posible, las fotografías reales suelen transmitir más confianza que llenar toda la web de imágenes genéricas de stock.
Reúne el logo y la identidad visual que ya tengas
Si la empresa ya dispone de identidad corporativa, el diseñador debería recibirla antes de comenzar.
Si no existe una identidad visual definida, es mejor indicarlo desde el principio que improvisarla cuando el diseño ya está avanzado.
Busca algunas webs que te gusten y explica por qué
Las referencias visuales pueden ayudar, pero deben utilizarse correctamente.
En lugar de decir simplemente:
“Quiero una web como esta”
resulta mucho más útil explicar qué aspectos concretos te gustan:
- la claridad;
- el estilo visual;
- el tamaño de las imágenes;
- la navegación;
- el tono;
- o la forma de presentar los servicios.
También puede resultar útil mostrar ejemplos de webs que no te gustan.
Comprueba qué tienes contratado: dominio, correo y accesos
Si ya tienes una web o infraestructura contratada, conviene localizar los accesos antes de iniciar el proyecto.
Dónde está registrado y quién lo administra.
Si existe y qué características tiene.
Qué direcciones deben mantenerse.
WordPress, analítica u otros servicios.
No compartas contraseñas por canales inseguros. El profesional debería indicarte cómo facilitar los accesos necesarios de forma adecuada.
Prepara los datos necesarios para la información legal
Una web empresarial suele necesitar determinada información identificativa y textos legales.
Conviene reunir datos como:
- nombre o razón social;
- NIF o CIF;
- domicilio;
- email de contacto;
- actividad;
- y otra información necesaria según el proyecto.
La documentación legal concreta dependerá de la actividad y del tratamiento de datos que realice la web.
Decide quién tomará las decisiones y aprobará el proyecto
Este punto parece secundario, pero puede tener un impacto enorme en los plazos.
Si participan varias personas, es recomendable definir desde el inicio quién recopilará comentarios y dará la aprobación final.
Indica si existe una fecha límite real
Si necesitas publicar la web antes de una fecha concreta, comunícalo antes de aceptar el proyecto.
Por ejemplo:
- apertura del negocio;
- lanzamiento de un servicio;
- campaña comercial;
- evento;
- feria;
- o finalización de una ayuda o subvención.
Una fecha deseada no siempre es lo mismo que una fecha obligatoria. Diferenciar ambas ayuda a planificar mejor.
Ten una referencia aproximada de presupuesto
No necesitas conocer el precio exacto de una web antes de solicitar presupuesto, pero sí resulta útil saber qué nivel de inversión puedes asumir.
Esto permite valorar desde el principio qué alcance es realista y qué funcionalidades pueden incorporarse en una primera fase.
El presupuesto debería definirse después de conocer correctamente el alcance, no únicamente por el número de páginas.
Qué no necesitas tener decidido antes de contratar una web
Este punto es especialmente importante.
Muchas empresas retrasan innecesariamente el proyecto porque creen que deberían llegar con todas las decisiones técnicas tomadas.
El profesional puede ayudarte a valorar qué necesitas.
La solución debe depender del proyecto.
La arquitectura forma parte del trabajo profesional.
La investigación SEO debería hacerse con metodología.
Es una decisión técnica, no del cliente.
Sí debes aportar la información del negocio.
7 cosas que suelen retrasar un proyecto web
No tener claros los servicios que deben aparecer.
Entregar textos e imágenes poco a poco y sin organizar.
Cambiar el objetivo principal cuando el diseño ya está avanzado.
No disponer de accesos al dominio o servicios existentes.
Añadir funcionalidades nuevas fuera del alcance inicial.
Recibir indicaciones contradictorias de varias personas.
Tardar demasiado en revisar y aprobar cada fase.
Una buena planificación inicial no elimina todos los cambios, pero reduce gran parte de las interrupciones evitables.
Ejemplo: qué debería preparar una empresa de servicios
Imaginemos una pequeña empresa que quiere una web para conseguir solicitudes de presupuesto.
- servicios que ofrece;
- tipo de cliente;
- zonas donde trabaja;
- fotografías;
- datos de contacto;
- logo;
- proyectos o referencias;
- accesos que ya tenga.
- arquitectura de la web;
- jerarquía de contenidos;
- diseño responsive;
- experiencia de usuario;
- tecnología;
- estructura SEO;
- rendimiento;
- implementación técnica.
Esta separación evita que el cliente tenga que convertirse en diseñador, desarrollador o consultor SEO antes de poder contratar una página web.
Checklist antes de encargar una página web
Dudas antes de encargar una página web
¿Necesito tener el dominio antes de contratar una página web?
No necesariamente. Si ya tienes un dominio conviene facilitar la información correspondiente, pero si todavía no lo has registrado el profesional puede orientarte antes de contratarlo.
¿Tengo que contratar yo el hosting?
No. Lo recomendable es decidir el alojamiento después de conocer las necesidades reales del proyecto, en lugar de contratarlo únicamente por precio.
¿Necesito tener todos los textos escritos?
No necesariamente, pero sí debes poder facilitar información suficiente sobre la empresa, sus servicios, experiencia y propuesta de valor.
¿Debo saber qué páginas tendrá la web?
No hace falta definir la arquitectura completa. Conocer servicios, objetivos y necesidades permitirá al profesional proponer una estructura adecuada.
¿Tengo que elegir WordPress antes de pedir presupuesto?
No. La tecnología debería elegirse según las características, objetivos, mantenimiento y funcionalidades del proyecto.
¿Qué información necesita un diseñador web del cliente?
Principalmente objetivos, servicios, público, información del negocio, recursos visuales disponibles, funcionalidades necesarias y cualquier condicionante importante del proyecto.
¿Cuándo debería pedir presupuesto para una página web?
Puedes solicitarlo cuando tengas claro qué quieres conseguir y puedas explicar las necesidades principales. No es necesario tener resueltas previamente todas las decisiones técnicas.
Preparar un proyecto web consiste en aclarar el negocio, no en hacer el trabajo del diseñador
Antes de encargar una página web conviene tener claros los objetivos, servicios, cliente y funcionalidades, y reunir la información y materiales que ya existen.
En cambio, no deberías necesitar decidir por tu cuenta la tecnología, plugins, arquitectura o estrategia SEO.
Cuanto mejor esté organizada la información inicial, más sencillo será definir el alcance, reducir cambios y construir una web alineada con las necesidades reales del negocio.
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